L’export des actions de partage permet d’obtenir un rapport sous forme de tableau contenant un suivi de toutes les actions effectuées sur les fichiers d’un dossier partagé :
Dans l’onglet Dossiers partagés, cliquer sur le bouton Export des actions d’un partage, en haut à droite :
Dans la fenêtre qui apparaît, saisir la date de début et la date de fin de la période ainsi que le nom du dossier à suivre, cliquer sur le bouton Valider :
Éventuellement, cliquer sur le bouton Choisir un autre partage pour sélectionner un autre dossier :
et cliquer sur OK.
Une fenêtre apparaît, confirmant l’envoi du rapport demandé, cliquer sur OK :
L’utilisateur du compte reçoit un message, cliquer sur le lien pour accéder à un fichier au format CSV — Comma-separated values, c’est‑à‑dire Valeurs séparées par des virgules — qui est reconnaissable par de nombreux tableurs dont Excel. Ce tableau contient un rapport sur le partage du dossier choisi :
Celui‑ci est également accessible à partir de la boîte de réception de sa solution TBOX :
clic droit sur le fichier et cliquer sur Télécharger :
Cliquer sur le lien pour télécharger le rapport ; celui‑ci est, en général, stocké dans le dossier Téléchargement de son poste de travail.
Présentation du rapport sur le dossier partagé choisi
En titre s’affiche le nom du dossier partagé, l’auteur du partage et la date de la création du rapport.
Sur la seconde ligne apparaît la période d’utilisation du dossier partagé.
Chaque colonne donne le détail des partages :
Nom de partage : Nom donné par l’utilisateur lors de la création du partage
Nom du dossier : Nom du dossier dans l’arborescence de TBOX
Nom du fichier : Fichier qui a été partagé
Propriétaire : Utilisateur ayant déposé le fichier dans le dossier partagé
Action effectuée par : Utilisateur ayant consulté le fichier partagé
État : Action effectué sur le fichier
Date de l’action : Date à laquelle le fichier a été utilisé
Détails : Suivi de l’action en cours et taille du fichier
